CONTROL PRESUPUESTARIO DE UNA OBRA

Introducción: 

Uno de los aspectos más complejos del Control de Presupuestos de un proyecto, es el evaluar en todo momento, cual es la situación real de gastos a la fecha en comparación con el presupuesto y hacer una estimación a priori de cual será el resultado final del proyecto, en cuanto a costos.

Para ver la importancia de este análisis, recordemos que variaciones de +/- 10% en los costos de construcción de un proyecto, pueden significar  cambios de +/- el 5% en la Tasa Interna de Retorno (TIR), dando como resultado el éxito o fracaso del negocio.

De lo anterior se desprende la necesidad de contar con un sistema de evaluación de gastos adecuado.

Objetivos. Podemos distinguir dos objetivos fundamentales de este sistema de control.

1.   Obtener una evaluación mensual de los gastos reales versus gastos teóricos del proyecto, en base a una comparación entre el avance de la obra con respecto al presupuesto y el real gastado.

2.   Obtener una evaluación de cual será el resultado final de costos del proyecto, proyectando los costos reales y comparándolo con el presupuesto.

Antecedentes Previos: 

Para poder desarrollar este control es necesario contar previamente con los siguientes antecedentes del proyecto.

1.   Presupuesto del Proyecto. Es necesario tener un presupuesto ya sea estimativo o definitivo del proyecto. Recordemos que el Jefe de Proyecto debe contar con este antecedente previo al inicio de la construcción, ya sea hecho por el departamento de estudios o por la obra misma.

2.   Control Presupuestario del mes. Se debe tener completo el control presupuestario del mes en que se quiere hacer esta evaluación del gasto.

3.   Programa de gastos Generales Detallado.

4.   Cuadro de avance de Obra y Mano de obra del Mes.

5.   Tarjetas de Cuentas corrientes actualizadas.

6.   Listado de Materiales de Stock en bodega de Obra.

7.   Procedimiento.

a.   El procedimiento detallado, para efectuar este control, es el que se indica a continuación.

                               i.   Obtención Del Presupuesto Total Valorizado en Relación al Avance.

1.   Procedemos a hacer una evaluación del gasto teórico a la fecha valorizando el presupuesto de la obra en relación al avance, conforme lo siguiente:

a.   En un Primer cuadro, determinamos el porcentaje de Avance Físico de la Obra, tomado del cuadro de avance de obra y mano de obra. Este avance se refiere a Obra Gruesa + Instalaciones + Terminaciones + Urbanización.

b.   En un segundo cuadro, indicamos el Avance Físico Valorizado, y para ello tomamos el valor en UF del avance a la fecha del Cuadro  de Avance de obra y M.O.

c.   Luego, procedemos a indicar el Avance Financiero de los ítems, Permisos Aportes y Derechos más honorarios de proyectistas.

En esta evaluación, determinamos:

1.   El valor del presupuesto del proyecto para cada ítem, ya sea estimativo o definitivo.

2.   El valor definitivo contratado de cada uno de los proyectistas u organismos de Servicios.

3.   El valor real pagado en UF por cada ítem al día del control.

4.   Calcular el porcentaje que representa el pagado a la fecha respecto del total definitivo.

5.   El Avance Financiero, que lo obtenemos del valor presupuesto el porcentaje pagado a la fecha.

6.   Gastos Generales.- Para calcular el avance financiero, debemos tomar el total de gastos programados a la fecha de acuerdo al presupuesto y programa de gastos generales, multiplicado por el porcentaje de cumplimiento del programa de avance de la obra.

7.   Instalación de Faenas.- Debemos multiplicar el % de avance a la fecha de Instalación de Faenas por el presupuesto total de este ítem, obteniendo así el avance financiero.

8.   Luego procedemos a totalizar la suma de estos ítems, obteniendo el Presupuesto total valorizado en relación al avance.

Evaluación de Costos a la Fecha.

Debemos, determinar:

1.   El presupuesto total de proyecto incluyendo Permisos, Aportes y Derechos; Honorarios de Proyectistas, Gastos Generales y instalación de Faenas, en UF.

2.   El Real gastado del mes anterior, del mes y acumulado a la fecha, tomados del control presupuestario.

3.   Ajustes del real Gastado.- Analizamos cada uno de los cuatro ítems siguientes:

a.   Instalado no pagado: Tal como lo dice el título, se deberán colocar los valores de aquellos ítems que están instalados y no pagados. Para ello debe hacerse una revisión del estado de cuentas de los sub-contratos y materiales, aprovechando el cuadro de control de órdenes de compra. Un ejemplo típico de estos ítems son los ascensores, que normalmente se compran a través de líneas de crédito, que se cancelan mucho después que los equipos estén instalados.

b.   Leyes Sociales devengadas: Para calcular este valor deberemos contar con el cuadro comparativo de jornales.

c.   Anticipos de Sub-Contratos.- Corresponde a la diferencia entre la suma de los anticipos efectivamente cancelados a los sub-contratistas y el avance real de los trabajos realizados, valorizados. En caso que sea mayor la cantidad pagada que el avance valorizado, deberemos colocar esa diferencia, como anticipos de sub-contratos.

d.   Valorización de Stock.- Es la suma de la valorización de los materiales en Stock de bodega, que estén efectivamente cancelados.

Entonces, procedemos a Totalizar los ajustes del real gastado, cuidando los signos de cada uno, ya que el instalado no pagado y las leyes sociales devengadas tienen signo positivo y los anticipos de sub-contratos con la valorización de Stock, negativo. Tenemos el Presupuesto total valorizado en relación al avance obtenido. Luego, calculamos la desviación resultante, que es la diferencia entre el Presupuesto total valorizado y el real a la fecha, y así, tenemos el mayor o menor costo del proyecto a la fecha, con respecto al presupuesto. Con todo esto determinamos el Porcentaje de variación y la Proyección de Costos.

Como Conclusión, observamos, que los resultados obtenidos en el sistema mencionado, son fundamentales para tener un Control de Costos del proyecto lo más exacto posible, lo que nos permite mes a mes conocer las desviaciones de costos con respecto a nuestro presupuesto, posibilitándonos el tomar las medidas necesarias para corregir un eventual mayor gasto en el proyecto.

Los objetivos fundamentales del sistema de control de Costos son:

1.   Controlar en forma mensual la inversión realizada a la fecha desde el punto de vista cuantitativo.

2.   Evaluar la inversión realizada en relación a la presupuestada.

3.   Confeccionar, mes a mes, balances proyectados hasta la fecha de término de la construcción.

4.   Tomar las medidas tendientes a mantener estos gastos dentro del esquema presupuestado (disminuir personal, compras, consumos, camioneta, etc.)

FECHAS DEL CONTROL.